Einleitung
Diese Datenschutzerklärung gibt einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den TennisClub Vreden e.V. und über die Rechte nach dem Datenschutzrecht.
Mit der digitalen Bestätigung im Formular wird die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung und der dazugehörigen Einwilligungsformel dokumentiert.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist der Vorstand des TennisClub Vreden e.V., vertreten durch den 1. Vorsitzenden. Die Kontaktdaten sind im Aushang am Tennisverein sowie auf der Vereinswebsite einsehbar.
Da im Verein regelmäßig weniger als 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist derzeit kein Datenschutzbeauftragter bestellt.
2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu Zwecken der Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Vereinsinteressen.
Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere Name, Anschrift, sonstige Kontaktdaten, Bankverbindung, Geburtsdatum, Angaben zu Familienangehörigen, ggf. Statusangaben wie Schüler:innen, Azubis oder Student:innen, Eintritts- und Austrittsdatum, Funktionen im Verein sowie die Dauer der Mitgliedschaft.
Die Datenerhebung erfolgt in der Regel unmittelbar bei den betroffenen Personen selbst.
3. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung des betroffenen Mitglieds.
4. Weitergabe von Daten
Innerhalb des Vereins erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen.
Außerhalb des Vereins können Daten insbesondere an Verbände, zum Beispiel WTV oder DTB zur Erteilung von Spielberechtigungen, Behörden, Steuerberater, Vereinsdienstleister sowie an nach DSGVO zertifizierte Unternehmen zur Vereins- und Mitgliederverwaltung weitergegeben werden, soweit dies erforderlich ist.
5. Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist.
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten regelmäßig gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können bis zu zehn Jahre betragen.
In Einzelfällen kann eine längere Speicherung erforderlich sein, etwa zur Sicherung von Beweismitteln im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen. Diese Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
6. Foto- und Videoaufnahmen
Zur Information über das Vereinsgeschehen können Fotos, Videos und Namen in Printmedien, Telemedien oder digitalen Medien, zum Beispiel Vereinswebsite, Social Media oder Instagram, veröffentlicht werden, soweit dies den Aufgaben, Interessen und Zwecken des Vereins entspricht.
Es wird darauf hingewiesen, dass Fotos und Videoaufnahmen im Internet von beliebigen Personen abgerufen und weiterverwendet werden können. Eine Weitergabe an Dritte kann nicht ausgeschlossen werden.
Eine gesonderte Foto-/Videoeinwilligung wird im Formular separat abgefragt und ist freiwillig. Bei minderjährigen Mitgliedern wird diese Einwilligung durch die gesetzlichen Vertreter erklärt und gilt, soweit erteilt, während und nach der Mitgliedschaft.
7. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO.
Diese Rechte können im Rahmen der gesetzlichen Regelungen eingeschränkt sein, insbesondere nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Für den Bereich der Strafverfolgung und Gefahrenabwehr bleiben ergänzend die Regelungen des § 19 BDSG zu beachten.
8. Widerruf von Einwilligungen
Soweit eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt.
9. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung
Im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft ist es erforderlich, dass dem Verein die notwendigen personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.
Ohne diese Daten kann ein Mitgliedschaftsverhältnis nicht begründet oder aufrechterhalten werden.
Mit der digitalen Bestätigung wird erklärt, dass die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen wurde und dass die angegebenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Sportorganisation und Vereinskommunikation verarbeitet werden dürfen.
